协作工具有哪些?教你选择适合自己team的工具

现如今，越来越多的人开始认识到知识管理的重要性，然而对文档知识库的管理本身却是件极其耗费时间精力的事情。这时，一款好用的知识管理工具往往能让人如虎添翼。相比个人文档管理，团队文档管理才是难上加难。除了文档的整理归类、安全存储，还涉及到权限管理、文档协作等更多的需求。

团队文档类工具如此之多且功能各异，很多团队或中小公司在挑选的时候眼花缭乱。作为一个工具控，我就来盘点一下当下比较主流的团队文档类的工具，帮助大家选择最适合自己team的工具。

一. 对团队文档管理的需求：存储->管理->协作

团队对文档管理的需求分为三个层面。首先要满足团队文档的存储需求，当然同时要保证存储安全；其次是文档管理，团队文档杂多，要能够进行多级目录分类以方便检索，此外还要求能够对成员权限和文档权限进行设置，保证文档安全不泄露；最后，是满足多人团队对协作的需求，很多时候一份文档需要很多人一起来修修改改，这时候协作功能就能帮助团队大大提升效率。

二. 对比纬度详细介绍

我的盘点会以上述三个大需求点为主要纬度，对各款产品进行对比。在此先介绍一下每个纬度内细分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有针对性的找到自己需要的工具。想直接看产品对比的朋友可以跳过本部分。

1. 存储

存储首先要求足够的存储空间，其次要求技术安全。

现在市面上团队文档管理工具备份数据用的比较多的是AES-256加密标准，此算法被军方和金融行业广泛使用。

网络传输上，一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技术来保证传输的安全性，这两者一般应用于网银及支付系统的传输。

AES-256安全吗？

知乎的 @黑照 是这么回答的：

如果1秒钟尝试20亿亿次不同的组合，那么所需时间远远大于太阳的寿命：

2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75

10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太阳寿命6*10^9亿年

(原链接：破解AES 256位加密有多难？)

也就是说，就备份技术而言，今天我对比的产品的安全性都是能够得到保障的。

2.管理

(1).团队管理

• 提供的帐号数量上限要大于公司人数；
• 能够建立公司组织架构，从而根据不同层级部门来管理不同团队的文档；
• 能够对成员进行不同的权限管理，保证可控。

(2).文档管理：

• 能够进行多级目录分类，以合理归类整理；
• 能够对文件权限进行设置，来保证文档不泄露给无关内部人员；
• 能够对分享链接权限进行设置，以保证文件不泄漏给无关外部人员；
• 如果能在本地创建一个文件夹，该文件夹内的文件可自动同步到云端，会更方便管理文档。

3.文档协作

• 支持文档文本，即多人同时编辑一份文本，免去传输流程，以提高工作效率；
• 支持协作表格，满足一些简单的表格使用场景；
• 支持历史版本的查看和恢复，防止文档崩溃或后期内容失误造成的资料损失，最好还能查看每一版具体的修订部分；
• 能够对文件进行评论，针对文档直接沟通，可省去在即时通讯平台再讨论的麻烦，如果能支持对部分文字进行评论就更便于沟通；
• 要求编辑方式灵活，最好线上线下都能进行编辑；
• 部分人如PM或技术人员等有用markdown编辑器的习惯，所以最好也支持markdown，属加分项。

4.易用性：

尽可能多终端通用，来满足不同的团队文档使用场景。

三.市面上的产品对比

市面上的团队文档管理、协作类工具五花八门，经典的如国外的google docs，功能强大又有安全保障。国内的如金山旗下的WPS云文档、网易的有道云协作，协作类的如以小而美著称的石墨文档，本身在做的是文件存储，但也被很多企业用来存储管理文档的比如亿方云、坚果云等等。

不同工具的侧重点和提供的功能都有所区别，也没有最好而言，适合自己team需求的就是最好的。

1. 国外

国外的团队文档工具普遍功能强大，但于国内而言，最大的不便就是需要翻墙才能使用。即使翻墙使用，网络也并不稳定，这就间接导致了许多问题，如传输速度慢，协作过程卡顿等等。而且还限制了使用环境，只有在能翻墙的情况下才能使用团队文档。即使是不翻墙就能直接使用的MS office365，由于服务器在国外的缘故，体验也并不好。所以我个人并不推荐使用国外的团队文档类工具。

下面简述三款国外的团队文档类工具：

（1）Google Docs

谷歌这种大厂的出品，质量有保障。文件管理方便，搜索功能好用。协作功能领先，协同编辑的内容可以实时查看，协作表格尤其出色。体验感佳。但基于谷歌的浏览器即终端的理念，本身是基于web建立，所以终端不够多。

（2）Microsoft Office365

Office本家的产品，协同和编辑功能当然都好用，其他的功能也不逊色。能够用office365的邮箱实现很便捷的分享，并且能够设置权限。支持多终端。

（3）Quip

Quip看似不是大厂出身，实际上是Facebook的前CTO，也是Google Maps 团队的创建人Bret Taylor做的一款协作产品，而且团队基因也非常好。模式是即时通讯+协同办公，功能清晰。比起google docs和office365，很多人更欣赏quip的轻便。Quip在今年下半年以5.82亿美元的价格出售给Salesforce。曾经中国能用，还出了中文版，可惜后来被墙了。

2. 国内

WPS云文档是金山基于WPS推出的云端服务，是“WPS+一站式办公”的一部分。既可以直接通过web来使用，也可以基于WPS客户端来使用。我个人比较喜欢web版本，不同于WPS客户端的繁琐杂乱，web版非常简单干净。

云文档的优点是非常全面，不论我上述的哪个维度都能满足。

金山有自己的金山云，存储及安全自然不在话下。团队管理和文件管理方面，也都做得很细。能够创建组织架构，管理成员权限，设置分享连接权限，多级目录管理。还能有针对性地建立团队，在团队中进行管理文档及成员。文档协作的部分，除了能够进行文档协作、表格协作，还能实现协作流程图和PPT。